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Wie Sie Telefonkosten beim Arbeitgeber absetzen können

Ein beliebtes Thema ist immer wieder die steuerliche Behandlung der anfallenden Aufwendungen für Telekommunikationseinrichtungen, speziell das Telefon, das Handy und das Internet. Hierzu gibt es ein paar grundsätzliche Regelungen.

Wenn der private Telefonanschluss beruflich genutzt wird

Private Telefonkosten gehören zu den steuerlich nicht abzugsfähigen Ausgaben. Soweit Telefonanschlüsse auch geschäftlich oder beruflich genutzt werden und die hierzu angefallenen Kosten steuerlich geltend gemacht werden sollen, muss dafür ein Nachweis erbracht werden können.

Als Nachweis dient die Einzelgesprächsabrechnung oder der Einzelverbindungsnachweis des jeweiligen Telefonanbieters. Hier sind die angewählten Telefonnummern, Gesprächseinheiten und Gesprächskosten aufgeschlüsselt. Die geschäftlich / beruflich durchgeführten Gespräche können hier sehr einfach kenntlich gemacht und die Gesamtkosten hierfür summiert werden. Die Grundgebühren oder sonstigen Telefonaufwendungen können dann im gleichen Verhältnis der angefallenen Gebühren der Privatanrufe zu den beruflichen Anrufen aufgeteilt werden.

Die Aufteilung der Aufwendungen anhand des Einzelgesprächsnachweises führt zu einer reibungslosen Abwicklung mit dem Finanzamt. Müssen die Kostenanteile jedoch geschätzt werden, liegt die Zustimmung im Ermessen der Finanzverwaltung. Die Schätzung sollte seriös, sachgerecht und aufgrund nachweisbarer Erfahrungen durchgeführt werden.

Wenn der geschäftliche Telefonanschluss auch privat genutzt wird

Kosten für geschäftliche Telefonanschlüsse gehören zu den steuerlich abzugsfähigen Betriebsausgaben. Werden diese Telefonanschlüsse jedoch auch privat vom Einzelunternehmer / Selbständigen genutzt, sind die Kostenanteile für die private Nutzung zu ermitteln und als Nutzungsentnahme / Eigenverbrauch zu versteuern (Umsatzsteuer und Einkommensteuer).

Soweit kein sonstiger privater Telefonanschluss vorhanden ist und sich der Geschäftsanschluss auch im Wohnbereich des Einzelunternehmers / Selbständigen befindet, kann davon ausgegangen werden, dass dieser Anschluss auch privat genutzt wird. Wenn keine Einzelgesprächsabrechnung vorliegt, akzeptiert die Finanzverwaltung in der Regel eine Schätzung in Höhe der üblichen Aufwendungen eines ähnlichen Privathaushaltes. Die Untergrenze der privaten Gesprächskosten liegt erfahrungsgemäß bei 25,50 Euro je Monat bzw. 306 Euro im Jahr.

Wenn ein geschäftlicher Telefonanschluss einer Kapitalgesellschaft vom angestellten Gesellschafter / Geschäftsführer privat genutzt wird

Die private Nutzung eines Telefonanschlusses durch einen Arbeitnehmer des Unternehmens ist gem. § 3 Nr. 45 EStG (BFH 21.6.2006, XI R 50/05) einkommensteuerlich steuerfrei und wird umsatzsteuerlich in der Praxis nicht aufgegriffen. Dies gilt auch für die Nutzung von betrieblichen Computern und sonstiger Telekommunikationsgeräte. Diese Regelungen gelten nicht nur für den angestellten Gesellschafter des Unternehmens, sondern für alle Arbeitnehmer.

Der Trick

Angenommen, ein Arbeitnehmer telefoniert dienstlich mit dem privaten Handy bzw. darf mit dem Diensttelefon private Gespräche führen. Oder das betriebliche Faxgerät kann von ihm auch für private Sendungen genutzt werden.

Der Vorteil ist, dass all diese Nutzungen für den Arbeitnehmer steuer- und sozialabgabenfrei bleiben, und zwar in vollem Umfang. Wenn der Arbeitnehmer die durch berufsbedingte Telefonate angefallenen Kosten nachweist und sein Arbeitgeber einer Erstattung zustimmt, können die Kosten mit 20% des Rechnungsbetrages, maximal 20 Euro monatlich pauschal ohne Steuer und Sozialversicherungsabzüge erstattet werden. Dazu muss der Arbeitnehmer lediglich nachweisen können, dass berufliche Telefonate geführt wurden. Die tatsächlich angefallenen Telefongebühren sind zweitrangig.

Infos zum Autor: Michael Sielmon, Thomas Rich Foto: Bernd Liebl, Magdeburg